Online agenda planning software: personeelsplanning, reserveringssysteem, afspraken planner

Support - Veelgestelde vragen - Algemeen

Hier staan veelgestelde vragen over mogelijkheden van de online agenda planning software:

Algemeen

Is er een demo versie van dit online reserveringssysteem?

Via de nep-reclame rechts bovenin kun je een voorbeeld zien van hoe klanten online reserveringen en afspraken plannen via jouw website. Je kunt in het menu "Voorbeeld" bovenin online agenda's van afspraken en reserveringen met bijbehorende instellingen vinden, en uiteraard kun je altijd gratis een account openen.

Je kunt de instructie video hieronder bekijken voor een goed algemeen beeld van onze planning software. Tevens laat het veel opties zien die in ons reserveringssysteem zitten, hoe jouw online agenda eruit ziet en hoe een afspraak plannen wordt opgezet. Na het kijken kun je gemakkelijk zelf een afspraken planner aanmaken in jouw eigen account.

Hoe werken online betalingen?

Je kunt bij Mollie of bij Multisafepay FastCheckout (niet Multisafepay Connect) eerst een account aanmaken. Wij hebben een koppeling met deze systemen. Sokati verschijnt op een webpagina op jouw eigen website. Als een klant op jouw eigen website in beeld krijgt dat er betaald moet worden, dan wordt de klant doorgestuurd naar Mollie (of Multisafepay) om te betalen. Sokati ontvangt een beveiligd digitaal seintje dat de betaling gelukt (of mislukt) is, dus je ziet bij ons helder direct in beeld hoe veel er betaald is (of dat er een betaling bezig is).

Deze betalingsservice verzorgt de online betalingen en beheert tevens alle online betaald geld op een soort aparte online geldrekening; wij beheren geen geld. Je kunt op ieder tijdstip geld van deze online rekening naar jouw bank overmaken, of dit automatisch laten doen.

Momenteel kun je kiezen voor Mollie, of voor de ouderwebste Multisafepay FastCheckout (die Multisafepay niet meer verkoopt). Wij ondersteunen geen iDeal service van een specifieke bank, omdat dit dan zou betekenen dat al onze klanten van die specifieke bank moeten gebruik maken; Mollie is niet bank gebonden.

Kan ik ook geen betalingen afhandelen of alleen contante betalingen afhandelen?

Ja, het online betalen is slechts optioneel; we raden het wel aan, het scheelt gruwelijk veel tijd want je hoeft nooit meer op jouw rekening te kijken. Geen betalingen afhandelen kan ook (de meeste klanten gebruiken niet online betalen), maar je kunt wel contante betalingen bij iedere reservering of afspraak planning bewaren (in de online agenda onder het euro-teken). Ons online reserveringssysteem is wel veel nuttiger als ook online betalen wordt gebruikt tijdens de afspraak plannen, maar het hoeft absoluut niet.

Ik zoek een online agenda reserveringssysteem maar dan met andere opties en mogelijkheden.

Wij passen graag ons reserveringssysteem voor jou aan, bijvoorbeeld door extra gegevens te vragen als klanten een afspraak of reservering plannen (zoals welke verzekeraar, of geboortejaar, enz). De "Opmerkingen"-vraag die altijd wordt gesteld, kunnen we bijvoorbeeld voor je vervangen door jouw specifieke vraag (bijvoorbeeld "Inclusief ontbijt?" of "Voucher code") met eventueel vaste eigenschappen (minimaal 10 tekens, ja/nee, enz.). En zo zijn er nog tal van zaken die we voor je kunnen uitbreiden of aanpassen; we zijn altijd blij met goede tips van gebruikers.

Hoe gaat jullie reserveringssysteem met timezones om?

Bij het aanmaken van jouw account kun je jouw timezone instellen. Het is erg belangrijk dat deze klopt, omdat de planning van diverse zaken hier vanaf hangt, oa. vanaf hoe laat vandaag nog afspraken kunnen worden ingepland, of een afspraak in het archief moet worden gezet, of er een herinneringsmail naar jouw klant moet worden verstuurd, enz. Kortom, als je de timezone niet goed instelt, kun je mogelijk afspraken of reserveringen of boekingen mislopen.

Kan ik een afspraak in de online agenda plaatsen buiten de door mij ingevoerde beschikbaarheidstijden?

Ja, dat kan altijd. Als je een afspraak of reservering of boeking inplant via de online agenda, waarschuwt ons reserveringssysteem indien deze buiten de door jou aangegeven beschikbaarheidsuren valt, als er al een afspraak of reservering of boeking is op het gegeven tijdstip, en als er categorie-restricties van toepassing zijn. Je kunt er altijd voor kiezen om alle waarschuwingen te negeren.

Hoe is de privacy geregeld als mijn klant al bekend is bij jullie reserveringssysteem via een ander bedrijf of vereniging?

Natuurlijk kunt gegevens van deze nieuwe gebruiker niet zien, totdat deze klant ook jouw klant wordt. Pas als degene -die in ons reserveringssysteem bekend is- zelf een afspraak of reservering of boeking bij jou inplant, geeft diegene daarmee toestemming jouw klant te zijn. Dus pas als er een afspraak of reservering in jouw online agenda staat, dan pas is de klant bij jou bekend. In het zeer zeldzame geval dat je zelf handmatig een klant toevoegt, en deze klant al bekend is in de afspraken planner, dan is het niet toegestaan om deze klant toe te voegen, dankzij onze privacy regels in onze algemene condities. Om dit op te lossen, kun je de klant vragen om zelf online in te plannen.

Welke e-mails stuurt jullie planning software?

Dit is volledig in te stellen. Ons reserveringssysteem stuurt een herinneringsmail naar jouw klant, een in te stellen aantal dagen vantevoren. Daarnaast krijg je als je wilt tijdens het afspraak plannen zelf een e-mail, of juist bij het annuleren van een afspraak of boeking of inschrijving. Tenslotte krijg je sowieso tijdens het afspraak plannen zelf, een e-mail als er een bevestiging vanuit jou nodig is. Ook krijg je maandelijks een online agenda overzicht van alle online afspraken of reserveringen of boekingen van de afgelopen maand.

Kan jullie planning software ook tickets of toegangsbewijzen genereren?

Ja, dat kan. Standaard hoort bij iedere afspraak, boeking of inschrijving een unieke code. Je kunt op deze code zoeken, en klanten zien deze code in het e-mailoverzicht. Met deze code kunnen klanten zich nu al -in combinatie met de naam- identificeren. Op basis van deze code kan ons reserveringssysteem bij de online agenda ook een ticket of toegangsbewijs plaatsen, met streepjescode en jouw logo. Neem contact met ons op voor de mogelijkheden.

Kan ik mijn restauranttafel in 2 stukken splitsbaar in laten plannen?

Ja, dat kan, echter standaard alleen in 2 stukken (of meerdere stukken met beperkingen), zoals ook in het voorbeeld hier is uitgelegd. Ons reserveringssysteem is bewust niet ontworpen om standaard enkele uitzonderlijke situaties aan te kunnen, omdat ons reserveringssysteem gemakkelijk instelbaar moet zijn. Het is echter voor ons mogelijk om in ons reserveringssysteem voor jou op bepaalde punten een uitzondering te maken. Neem met ons contact op voor de mogelijkheden.

Kan ik reserveren voor meerdere diensten (bijvoorbeeld meerdere festivaldagen) tegelijkertijd?

Er kan sowieso voor meerdere personen worden geboekt, gereserveerd of ingeschreven. Ons reserveringssysteem is bewust niet ontworpen om standaard enkele uitzonderlijke situaties aan te kunnen, omdat ons reserveringssysteem gemakkelijk instelbaar moet zijn. Deze situatie is vrij uitzonderlijk. Als er bijvoorbeeld voor losse festivaldagen en een combinatieticket (voor alle dagen) geboekt kan worden, dan staat meestal het aantal maximale combinatietickets al vast. In dit geval kan je in ons reserveringssysteem gewoon een combinatie-dienst worden aangemaakt. Mocht je vragen hebben over instellingen, of denk je in jouw situatie niet uit de voeten te kunnen, dan kun je met ons contact opnemen.

Kunnen nieuwe gebruikers zich inschrijven voor diensten met een specifiek kriterium?

Als je iets met een voorwaarde aanbiedt (bijvoorbeeld een vervolg-curses), moet ons reserveringssysteem weten welke gebruikers voldoen aan deze voorwaarde. Een nieuwe gebruiker valt in de klant-categorie "Nieuwe klant", en kan dus nooit in de door jou vereiste klanten-categorie vallen. Je kunt vantevoren alle gebruikers aan onze planning software toevoegen en per klant de klant-categorie instellen, maar je kunt ook een "inschrijf"-dienst aanmaken voor nieuwe gebruikers. Bij iedereen die zich hiervoor inschrijft, kun je dan de klant-categorie instellen, en de gebruiker vervolgens uitnodigen om zich voor het juiste item in te schrijven.

Extern

Is jullie reserveringssysteem ook te gebruiken als mijn internetconnectie wegvalt?

Ja, op diverse manieren is ons reserveringssysteem nog bruikbaar als jouw internetconnectie weg valt. Je kunt simpelweg de online agenda van de reserveringen in jouw browser laten staan, waardoor u de gegevens in beeld hebt - waarschijnlijk hebt je deze toch in beeld. Je kunt er ook voor kiezen om externe software op uw computer te installeren, wat ook handig is om de roosters grafisch te bekijken. Hieronder staat een voorbeeld van het programma Sunbird die van een hotel de nachten laat zien, en daarmee dus ook de bezetting en de beschikbaarheid in onze afspraken planner. Goede software om jouw roosters te bekijken zijn onder andere:

(Windows, Apple, Unix) Sunbird: "File" - "Subscribe to remote calendar..."
(Apple) iCal
(Linux) KOrganizer
(*) Wikipedia...

Starten?

Sokati bestaat 10 jaar! Jaarlijks meéér dan 10.000 afspraken!

Voorbeeld

Kijk hier voor het online plannen van een proefles.

Online agenda in jouw account:

tekst of grafisch online agenda planning overzicht per dag/maand/week
lijst filteren op rooster, dienst, specifieke klant, of datum
toon onbevestigde afspraken of reserveringen
toon alleen een specifieke afspraak of reservering (ID)
cash betaald bedrag per reservering of afspraak invoeren
direct plannen voor een bestaande of niet-bestaande klant
export naar Excel

Wat voor online planning software zoekt u?

Planning software (reserveringen): Concertzaal, vergaderzaal en event planning software
Online agenda reserveringssysteem (boekingen): Hotel en hostel reserveringssysteem
Reserveringssysteem zaalverhuur en overige verhuur (boekingen): Zaalverhuur en andere huur reserveringssysteem
Reserveringssysteem en afspraak plannen (reserveringen): Restaurant reserveringssysteem
Afspraken planner (lessen): Cursus en les afspraken planner en online agenda
Personeelsplanning (afspraken): Afspraken planner en personeelsplanning