Online Termine, Reservierungen, Buchungen, Abonnements und Online-Zahlungen: Häufig gestellte Fragen

Wie richte ich Sokati ein?

Zunächst definieren Sie Ihre Zeitpläne und Dienste. Danach können Sie Kombinationen zwischen Zeitplänen und Diensten zur Verfügung stellen. Diese Kombination kann für jede Woche oder für ein bestimmtes Datum eingerichtet werden.

Zeitplan: wer oder welches Objekt? Beispiele dafür sind: ein Therapeut, ein Hotelzimmer, ein Mietboot, ein Tisch im Restaurant, ein Konzerthalle, ein Fahrlehrer, ein Friseur, etc.
Service: was bieten Sie an? Beispiele dafür sind: eine kurze Massage, eine Nacht in einem hotelbed, einen Tag Segeln, ein Abendessen, ein bestimmtes Konzert oder Theater, ein Auftritt, eine Fahrstunde, ein Haarschnitt mit oder ohne Waschen, etc.

Ein Dienst hat bestimmte Eigenschaften, wie die Dauer, der Preis und gegebenenfalls einige Zeit zwischen diesem Dienst und dem Nächsten (zur Reinigung oder als Pause), die Zahlungsweise, zu welchen Zeitpunkten innerhalb einer Stunde der Dienst beginnen kann, etc. Sie können viele Beispiele hier auf der Informationsübersichtsseite finden.

Sollten Sie irgendwelche Probleme mit oder Fragen zur Einrichtung Ihres Kontos haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren, damit wir Ihnen helfen können, Ihr Konto einzurichten (natürlich kostenlos).
Du kannst dir diese Anleitung Video, das einen guten allgemeinen Überblick gibt und gezielt zeigt eine Menge von Optionen dieses Online-Scheduling-Software. Sie sollten zur Einrichtung Ihres eigenen Kontos ganz einfach, nachdem ich dieses Video.

Wie integriere ich Sokati in meine eigene Webseite?

Wenn Sie ein .css Dokument in den Einstellungen angeben, kann das Sokati Termin-Fenster in Ihre eigene Website mit Ihrem eigenen Layout (CSS) integriert werden (mit Hilfe eines "iframes"). Sie können sich auch für das Sokati-Layout entscheiden (falls Sie kein .css Dokument angeben). Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie Fragen oder besondere Anforderungen haben.

How do I remove your logo and use my own layout?

You can remove the Sokati logo and layout by setting a .css layout file in your account in menu "Account", for example by entering https://www.sokati.com/online-agenda-planning-maken/afspraken-planner/css/style-sokati.css . When you apply a .css file, the Sokati website and layout will immediately disappear, and our software becomes a web component. To use your own layout, upload a .css file to your own server and fill in the full URL in your account (to test, fill in the URL above). Or ask us (free or charge) to adjust the layout to your site: you can request it (after buying an account) by creating a page first (see the previous question) and mail us the location of this page.

If you add your .css file, your domain name wil be used in your reply address, which means that your customers really never see the word "Sokati". Ask your domain name provider to add "ip4:195.211.72.5" to your SPF record, to ensure that we can send e-mails on your behalf. After you have done that, e-mail us about it and all e-mails will now be send from noreply@*yourdomain*.

Gibt es irgendwelche Warnungen, wenn ich etwas unmögliches einplane?

Ja, es gibt unterschiedliche Warnungen, die Sie aber auch ignorieren können. Es gibt Warnungen, wenn es bereits einen anderen Eintrag mit dem gegebenen Datum und Uhrzeit gibt, wenn die maximale Anzahl von Kunden bald überschritten wird, wenn Sie etwas innerhalb eines geplanten Urlaubs planen, oder wenn die Zeitplan-Dienst-Kombination nirgendwo zur Verfügung steht, und daher wahrscheinlich falsch ist. Beachten Sie, dass, wenn Sie selbst einen Eintrag auf der Übersichtsseite machen, sie diesen Eintrag nicht mehr bestätigen müssen und können, da Sie diesen Eintrag selbst erstellt haben.

Wie richte ich Online Bezahlen ein?

Zunächst sollten Sie hier eine Zahlungsweise wählen. Sie können eine online Zahlungsweise für jeden Dienst einstellen. Was Sie genau tun müssen, hängt davon ab, welchen Sie ausgewählt haben.

Mollie: Maak een account en doorloop de hele procedure. Ga nu in Sokati naar menu "Diensten" en maak of wijzig een dienst. Voer nu bij de betalingsinstellingen in : "Mollie,live_......." waarbij u live_.... vervangt door de API-key die helder in beeld komt als u bij mollie inlogt.
Multisafepay: Loggen Sie sich in die Sokati- und die Multisafepay-Websiten ein. Auf Multisafepay-Website gehen Sie auf "Sites" und füllen Sie folgendes aus: bei "Base URL" geben Sie "https://www.sokati.com" ein und bei "Notification URL" geben Sie den Wert ein, den Sie in Ihrem Sokati-account beim hinzugfügen/editieren eines Dienstes finden können. Sorgen sie dafür, dass das Kontrollkästchen bei "Second Change" nicht ausgewählt ist, und setzen Sie die anderen Werte nach Ihrem Belieben. Nach der Erstellung des Eintrages können Sie diesen Zusatz unter dem "Sites"Menü finden, aufgeführt mit einer "ID" und einem "Code". Gehen Sie jetzt auf die Sokati-Website, gehen zu der "Service"-Seite, wählen Sie einen Dienst, und ändern Sie die Zahlungsweise auf: "Multisafepay", Ihre Multisafepay Kontonummer (auf der Multisafepay-Website aufgeführt in dem dunkelgrauen bereich neben dem Datum), Komma, den "ID"-Wert, Komma, den "Code"-Wert. Zum Beispiel: "Multisafepay,10071429,5823,860234".
Paypal: Auf der "Service"-Seite, wählen Sie einen Dienst, und geben Sie bei der Zahlungsweise an: den Namen "Paypal", Komma, Ihre E-Mail, zum Beispiel: "Paypal, example@somewhere.com".

How can I easily process real-life reservations or by phone?

1. After logging in, select the upper menu-page. Here you see the upper bar for filtering which calendar items you want to see, and in the middle a list of current appointments or bookings. In the lower bar you can fill in your new appointments or bookings. Choose customer "Offline" to make a booking if a customer is not yet registered.

2. On the same page you can find a "plus"-sign at the top of the page. Use this one to create appointments or bookings with existing customers or with a new customer (which you can make on the fly), by choosing the same choices as your customer would. Note that it is impossible to create an appointment or booking that is not available.

3. On the same page you can also use the upper bar to create a new appointment or booking. Fill in the schedule and the timetable and the preferred date. If the combination of these three has any availability, then you will see a list of gray options below. Sokati shows you the free spots in your calendar. If you click on any of the green signs after a gray item, Sokati copies the information into the lower bar.

4. You can make appointments by the graphical calendar, but only in a primitive way. Choose the graphic calendar (second menu option) and click (and drag) somewhere on an empty spot. Sokati now shows the choice between making a new appointment or booking, or to create an item for the availability.

How do I place a "Your Online Appointments" page on my website?

You can create a page on your website specificly for when a customer lost all his or her e-mail and wants to search for all online appointments. This can be very useful when you have to maintain a lot of customers and you want to minimise spending time on managing all appointments.
The steps to create such a page are exactly the same as for how to place our scheduling system on your website. Only now you have to replace the URL in the two lines of HTML with another string, which you can also find on the "Front End" page in your account, for example:

"m=885345879&id_company=9110"

If you use this together with the two lines of HTML, the Sokati website will automaticly disappear around the question itsself.

Was passiert mit alten Objekten?

Alte geplante Objekte werden in die Alte Objekte Übersicht gesetzt und werden Ihnen am ende des Monates zugemailt. If old appointments are important for you, we can save them for you. Nicht beendete Zahlungen werden innerhalb von fünf minuten nach der Erstellung gelöscht. Alte Objekte des "Andere Verfügbarkeiten"-Bereichs werden ebenfalls automatisch gelöscht. Kundeninformation werden gelöscht, wenn nicht innerhalb von sieben Monate eine Buchung getätigt wird. Diesen Zeitraum können wir für Sie anpassen, wenn Sie wünschen.

Können gebuchte Termine überlappen?

Prinzipiell ist dies nicht erlaubt, außer wenn Sie diese Termine absichtlich in der Übersicht erstellen, und dabei alle Warnungen ignorieren. Per Standardeinstellung dürfen gebuchte Dienste sich nicht überlappen, außer sie haben genau die gleichen Anfangs- und Endzeiten und wenn mehrere Nutzer erlaubt sind. Also, wenn ein bestimmtes Zeitfenster von einem bestimmten Dienst belegt ist, kann dieser oder ein anderer Dienst dieses überlappen, so lange die als Verfügbar eingestellt sind, und die Begin- und Endzeiten die gleichen sind.

Warum werden bestimmte Änderungen nicht automatisch an existierenden geplanten Objekten angepasst werden?

Wenn Sie den Namen eines Zeitplanes oder die Beschreibung oder den Stornierungszeitraum eines Dienstes ändern, wird dies nicht automatisch sichtbar auf der Übersicht für Sie und Ihre Kunden. Dies passiert als Schutz für den Kunden: es ist nämlich nicht möglich, eine Änderung an der Auswahl des Kundens vorzunehmen, ohne Ihn davon zu unterrichten. Indem Sie auf der Übersichtsseite das "Bearbeiten"-Symbol neben einem vorhandenen Eintrag anklicken, so bedeutet dies, dass Sie den Kunden eine E-Mail schicken. Nachdem diese E-Mail verschickt wurde, werden alle Informationen des Zeitplanes und der Dienste aktualisiert, und Sie haben den Kunden über die Änderungen ebenfalls informiert.

Unser Online-Planung ist zum Beispiel bei der Verwendung als

Scheduling software (Reservierungen): Gastgewerbe und Tourismus: Restaurant
Miet Software (Buchungen): Verleih
Buchungssystem (Buchungen): Gastgewerbe und Tourismus: Hotel und Herberge
Reservierung Software (Reservierungen): Theater, Konzertsälen, Sitzung, Event
Abonnement systeem (Unterrichtsstunden): Kurse und (Fahr-) Unterricht
Termin-System (Termine): Therapeutische und medizinische Einrichtungen

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Wo gebe ich einen Ferienzeitraum an?

Unser Online-Planung ist zum Beispiel bei der Verwendung als

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