Support - Veelgestelde vragen - Gebruikers

Online agenda planning software: personeelsplanning, reserveringssysteem, afspraken planner

Hier zijn enkele veelgestelde vragen door gebruikers van ons online reserveringssysteem:

Algemeen
Hoe stel ik jullie reserveringssysteem in?
U maakt eerst roosters, dan diensten, dan de beschikbaarheid (wekelijks of vaste data).

  • Rooster: wie of welk object? Een rooster is een agenda ofwel kalender. Dit kan persoonsgevonden zijn: bijvoorbeeld onder de naam: (fysiotherapeut) Jan, (kapper) Eveline, (rijinstructuur) Frits. Dit kan ook een object zijn zolang dit object een niet-overlappende agenda moet hebben met andere objecten: hotelkamer 14, gemotoriseerde boot 2, restauranttafel 4, grote concertzaal, vergaderzaal 4B, enz.

    Maak bij twijfel slechts een enkel rooster aan met uw bedrijfsnaam; deze keuze komt dan niet in beeld. Let op: vernoem nooit een datum in een roosternaam!
  • Dienst: wat (biedt u aan)? Voorbeelden: een korte massage, een lange massage, een nacht in een hotelbed, een dagje zeilen, een diner, een concert of theatervoorstelling, een autorijles, haar knippen zonder verven, enz.

    Let op: vernoem nooit een datum in een dienstnaam, behalve als het gaat om een tijdelijke eenmalige actie!

Een dienst zelf heeft allerlei eigenschappen, zoals de duur, de prijs, eventuele tussentijd (schoonmaaktijd), de betalingsservice, op welke minuten in het uur de diensten kunnen starten, enz. Allerlei specifieke voorbeelden staan hier in het informatie-overzicht onder de icoontjes.

Als u vragen of problemen heeft bij het instellen van onze online planning software / afspraken planner, neem gerust per e-mail contact met ons op. Wij stellen (uiteraard gratis) samen met u ons reserveringssysteem voor u in.
U kunt de instructie video hieronder bekijken voor een goed algemeen beeld van onze planning software. Tevens laat het veel opties zien die in ons reserveringssysteem zitten, hoe uw online agenda eruit ziet en hoe een afspraak plannen wordt opgezet. Na het kijken kunt u gemakkelijk zelf een afspraken planner aanmaken in uw eigen account.


Online agenda planning software: personeelsplanning, reserveringssysteem, afspraken planner

Hoe plaats ik jullie reserveringssysteem op mijn website?
Om onze planning software op uw website te plaatsen maakt u eerst een doodgewone nieuwe pagina in uw Joomla of Wordpress of handmatig in HTML, waar uw klanten straks een afspraak of boeking of reservering plannen. Maak op meerdere plekken in uw website (de hoofdpagina en elders) een duidelijke link naar deze pagina. Zorg dat de link duidelijk vermeld staat en niet ergens verborgen op een pagina staat, anders gaan klanten het reserveringssysteem niet vinden.

Plaats vervolgens op de pagina onderstaande twee regels HTML in de HTML mode van uw CMS. Hier kunt u gewoon plaatjes en tekst boven zetten zoals gebruikelijk, en ook headers en footers blijven ongewijzigd.

Vervang in onderstaande tekst het woord "URL" met de URL uit menu "Front End", bijvoorbeeld "main=obbx&id_company=4923". Dit is dus zonder http://... en begint met "main". Zelfs links in e-mails naar klanten gaan nu naar uw website, zodat uw gebruikers niet door hebben dat u planning software gebruikt die niet bij uw hosting partij staat.

<script type="text/javascript" src="http://www.sokati.com/sokatiShow.js"> </script>
<div> <script type="text/javascript"> sokatiShow(" URL "); </script> </div>

Als u vragen of problemen heeft bij het instellen van onze online planning software / afspraken planner, neem gerust per e-mail contact met ons op. Wij stellen (uiteraard gratis) samen met u ons reserveringssysteem voor u in.

Hoe haal ik jullie logo weg en voeg ik mijn eigen logo en eigen layout toe?
U kunt het logo en de layout van onze planning software weghalen door een layout-bestand (.css) in menu "Account" in te vullen, zoals bijvoorbeeld http://www.sokati.com/online-agenda-planning-maken/afspraken-planner/css/style-sokati.css (om te testen, voer deze URL in). Zodra u een .css bestand invoert verdwijnt direct de gehele layout van onze planning software en wordt ons reserveringssysteem een website component. Of, vraag ons om (gratis) een .css bestand aan te maken die aansluit op uw huidige website layout: u kunt dit aanvragen door (na aanschaf) eerst uw eigen reservering- of boekingspagina aan te maken (zie de vorige vraag), en daarna de URL van deze nieuwe pagina aan ons door te mailen.

Zodra uw .css bestand is toegevoegd, komt uw eigen domeinnaam daadwerkelijk in het reply-adres van alle herinneringsmails en dergelijke, zodat de gebruiker echt nooit het woord "Sokati" ziet. Vraag uw domeinnaam beheerder om "ip4:195.211.72.5" aan uw SPF record toe te voegen, zodat wij namens u e-mails kunnen verzenden. Stuur ons een e-mail dat u dit gedaan hebt, en e-mails zullen dan worden veronden namens noreply@*uwdomein*.

Hoe kan ik betalen voor uw reserveringssysteem?
U kunt online betalen in menu "Betalingen" (iDeal, Visa, Mastercard, Mister cache, enz). Dit proces is 100% geautomatiseerd; u hoeft geen contact met ons hierover op te nemen.
Ik zoek een online agenda reserveringssysteem maar dan met andere opties en mogelijkheden.
Wij passen graag ons reserveringssysteem voor u aan, bijvoorbeeld door extra gegevens te vragen als klanten een afspraak of reservering plannen (zoals welke verzekeraar, of geboortejaar, enz). De "Opmerkingen"-vraag die altijd wordt gesteld, kunnen we bijvoorbeeld voor u vervangen door uw specifieke vraag (bijvoorbeeld "Inclusief ontbijt?" of "Voucher code") met eventueel vaste eigenschappen (minimaal 10 tekens, ja/nee, enz.). En zo zijn er nog tal van zaken die we voor u kunnen uitbreiden of aanpassen; we zijn altijd blij met goede tips van gebruikers.
Zijn er waarschuwingen als ik een onmogelijke afspraak of boeking of reservering inplan in jullie reserveringssysteem?
Ja, er zijn diverse waarschuwingen, maar deze kunt u vervolgens negeren. Er zijn waarschuwingen voor onder andere: als er al een afspraak of boeking of reservering ingepland staat op de ingevoerde tijd en datum, als het aantal maximale klanten bij de afspraak of boeking of reservering wordt overschreden, als u in een ingeroosterde vakantie een nieuwe afspraak of boeking of reservering inplant, als de rooster-dienst combinatie nog nergens voorkomt en dus waarschijnlijk onjuist is. Een afspraak of boeking die u zelf inplant via de online agenda, is uiteraard altijd al "bevestigd" - u kunt niet een afspraak of boeking of reservering maken die daarna nog door u moet worden bevestigd, aangezien u deze zelf aanmaakt.
Blokkeren de onbevestigde afspraken het tijdstip?
Daar kunt u zelf voor kiezen. Standaard blokkeren onbevestigde afspraken wel het tijdstip.

Instellingen
Hoe stel ik het online betalen in?
U zult eerst een betalingsservice moeten uitkiezen en daar een account aanmaken, zie hier. Per dienst kunt u de betalingsserice instellen. Wat u moet invullen, hangt af van welke betalingsservice u heeft gekozen.

  • Multisafepay: Maak op Multisafepay een "merchant"-account aan en log in op onze planning software / afspraken planner. Ga bij Multisafepay naar menu "Website instellingen" en maak een nieuwe site aan met: "Base URL" met "http://www.sokati.com" en "Return URL" met waarde die staat op Sokati- bij het aanmaken/wijzigen van een dienst. "Second change" kan uit, en overige waarden naar eigen wens (offline payment uitzetten dus geen bank overschrijvingen). Maak nu de site aan. Vervolgens ziet u onder "Sites" de nieuwe site met een "ID" en een "Code". Ga naar de Sokati-website bij menu "Diensten", kies een dienst uit om te wijzigen, en voer bij de betalingsinstellingen in: "Multisafepay," , uw aansluitnummer (op Multisafepay in de donkergrijze balk bovenin naast de datum), komma, de waarde onder "ID", komma, de waarde onder "Code". Bijvoorbeeld: "Multisafepay,10071429,5823,860234".
  • Paypal: Ga naar de "Diensten" pagina, kies een dienst uit om te wijzigen, en voer bij de betalingsinstellingen in: "Paypal", gevolgd een komma, en dan uw e-mailadres. Bijvoorbeeld: "Paypal, example@somewhere.com".

Online agenda planning software: personeelsplanning, reserveringssysteem, afspraken planner
Hoe kan ik telefonische en real-life boekingen verwerken met jullie planning software?
Dit kan op vier manieren:

1. Na inloggen, gaat u naar de bovendste menu-pagina genaamd Online Agenda. Met de bovendste balk kunt u filteren welke agenda-items u wilt zien, en daaronder staat een lijst van uw afspraken en reserveringen. In de onderste balk met invulvelden kunt u een afspraak of reservering maken. Kies de klant "Offline" om een naam in te vullen als de klant nog niet geregistreerd is. Gebruik de groene plus met de mouseover-tekst "Toevoegen - vrije keuze" om uw keuze te bevestigen.

2. Op dezelfde pagina staat helemaal bovenaan een groene plus met mouseover-tekst "Toevoegen - volgens de beschikbaarheid". Via deze knop kunt u een afspraak of reservering plannen met een bestaande klant of tegelijkertijd ook een nieuwe klant aanmaken, en alleen maar op een datum en tijdstip dat u nog een plek vrij heeft via de aangegeven beschikbaarheid.

3. Op dezelfde pagina kunt u ook in de bovendste filter-balk alles invullen zoals u de nieuwe afspraak of boeking wilt. Vul het rooster en de dienst en de gewenste datum in. Let erop dat de combinatie van deze drie dingen ook echt beschikbaar is, anders verschijnt er niets. Ons reserveringssysteem zal nu -tussen uw bestaande items- een lange lijst van grijze mogelijkheden tonen. Dit zijn de "open plekken" in uw agenda. Als u op de groene plus achter de grijze balk klikt, copieert onze planning software de velden naar de alleronderste balk.

4. U kunt nu nog maar mondjesmaat via de grafische online agenda afspraken plaatsen. Kies de tweede menu-pagina met het grafische online agenda. Klik (en sleep) op een lege plek. U krijgt nu de keuze tussen een nieuwe afspraak of boeking, of voor "Overige beschikbaarheid".
Hoe plaats ik een "Online afspraken inzien" link op mijn website?
U kunt een pagina in uw website aanmaken als u uw klanten zelf de online afspraken of reserveringen wilt laten opzoeken, bijvoorbeeld als een klant alle e-mail kwijt is. Dit kan zeer handig zijn als u heel veel klanten hebt en u zo min mogelijk tijd kwijt wilt zijn met klantencontact voor afspraken of reserveringen.
De stappen hiervoor zijn exact hetzelfde zoals opgesomd bij de vraag hoe ons reserveringssysteem op uw website te plaatsen. U kunt hiervoor in plaats van de "URL" het fragment invoeren zoals die staat in menu "Front End", bijvoorbeeld:
"m=885345879&id_company=9110"
Als u dit doet via de twee regels HTML, dan verdwijnt automatisch de Sokati website om de vraag heen.
Hoe stel ik SMS verzenden in?
Uw reserveringssysteem gereed maken voor SMS is erg simpel. Ga naar https://www.cmtelecom.com en kies "Try Now". Log in bij https://www.cmtelecom.com, kies menu "Messaging Gateway" en copy de HTTPS API "product token" . Log in bij onze reserveringssoftware, kies menu "Account" en kies "Edit" om de SMS code te plaatsen.
Kan ik een dienst plannen voor alleen eigen personeel en niet voor mijn klanten?
Ja, dat kan. Maak geen beschikbaarheidstijden aan voor deze dienst, of zet het klanten-categorie op een heel hoog ongebruikt nummer.
Hoe maak ik een dienst met meerdere tijdslengtes aan?
Als u een dienst hebt die in meerdere tijdslengtes beschikbaar is, kunt u met het "kopiëren" icoontje in het dienstenoverzicht meerdere dezelfde diensten aanmaken. Als u wil dat in het boekingsgedeelte voor de klant ook een tijdlengte-keuze wordt getoond, moet u overal de omschrijving hetzelfde laten.
Geldt de tussentijd (=schoonmaaktijd na een afspraak of reservering) binnen of buiten de beschikbaarheidstijd?
Binnen, want dit is ook werktijd. Zet de beschikbaarheidstijd langer als de laatste tussentijd ook als werktijd gezien moet worden.
Wat gebeurt er in de planning software met oude afspraken en overige items?
Oude afspraken of boekingen of reserveringen worden in onze planning software in een online agenda met oude items geplaatst, en aan het einde van de maand wordt een overzicht naar u toegemaild. Als oude afspraken of boekingen of reserveringen voor u belangrijk zijn, kunnen wij deze voor u bewaren in onze planning software; standaard worden het aantal afspraken tot nu toe en de laatstgemaakte afspraak per klant opgeslagen. Oude onvoltooide betalingen worden na 5 minuten automatisch weggegooid. Ook worden verlopen datums uit "Overige Beschikbaarheid" na een tijdje automatisch weggegooid. Klantgegevens worden weggegooid als de klant 7 maanden geen afspraak heeft gemaakt (in overleg kunnen we dit voor u wijzigen).
Hoe stel ik een middagpauze in?
U maakt twee keer een beschikbaarheidstijd aan met een tussentijd in het midden.
Kan er sprake zijn van overlappende afspraken?
In principe niet, behalve als dit door uzelf handmatig is ingepland. Standaard mogen ingeplande diensten niet overlappen, behalve op exact dezelfde begin- en eindtijd en als uiteraard een aantal klanten tegelijkertijd is ingesteld. Dus, als een tijdsslot is bezet door een bepaalde dienst, kan iedere willekeurige dienst worden ingepland zolang die ook beschikbaar is gesteld en dezelfde begin- en eindtijd heeft.
Waarom worden bepaalde veranderingen niet automatisch aan bestaande rooster-items doorgevoerd?
Als u de naam van een rooster, of de omschrijving of annuleringstijd van een dienst wijzigt, zal dit niet automatisch zichtbaar zijn in de online agenda voor u en voor uw klanten. Dit is een stukje klantbescherming: de keuze van klanten kan niet worden gewijzigd zonder dit de klant te laten weten. Door het "wijzigen" icoontje te kiezen in de online agenda van alle afspraken, boekingen of inschrijvingen (zonder een andere datum in te voeren) kunt u de klant van de wijziging op de hoogte brengen, en zo de veranderingen doorvoeren.



Wat voor online planning software zoekt u?